מהי עבודה אלקטרונית במשרד?

מה שהיה לפני 10 שנים נראה חריג לכללים, היום זה הופך לנורמה. זה חל על כל כך הרבה תחומים של חיי אדם, במיוחד בתחום העסקי.

אחרי הכל, לא משנה כמה התקדמות מהירה התקדמה, המסמכים היו ונשארו חשוב מאוד, אולי, אפילו החלק החשוב ביותר של פעילויות כלכליות ומסחריות, הן של מפעל גדול ויזם פרטי, כי אין אפילו עובדים. עבודת פקידות אלקטרונית - מונח המשמש יותר ויותר בכל תחומי הפעילות ואף אחד לא מופתע.

למה? כי המסמכים פשוטו כמשמעו צעד אחר צעד להקליט את כל התהליך של הפעילות, את כל כמות המידע הדרוש לעבודה יעילה.

עבודה עם מסמכים, במיוחד עם הכרכים הגדולים שלהם, הפכה מזמן למעין מכשול ותרוץ לבדיחות, עליזות ולא כל כך.

אובדן מסמכים, שיהוקים וטעויות בעיצובם הפכו למסורות עצובות משונות. על מנת למנוע את הבעיות הנ"ל ולהאיץ את תהליך היווצרות מסמכים, חלק גדול של ארגונים גדולים ובינוניים לאחרונה עבר באופן פעיל לניהול מסמכים אלקטרוניים וניהול רשומות אלקטרוניים בכללותה.

אלה שני מושגים, למרות שהם זורמים זה מזה, אבל עדיין לא אותו דבר. עבודת משרד היא תהליך של יצירה ישירה של מסמך וארגון עבודה עם זה: חיפוש נוסף, אחסון ושליטה על התנועה.

כלומר, תהליך התנועה הוא מה שנקרא בדרך כלל מחזור המסמך: מרגע היצירה או קבלת המסמך עד סוף העבודה עם זה.

עבודה זו נשלטת, כביכול, על ידי התהליך הזה, הנקרא עבודה פקידותית.

באופן רשמי, המינוח הזה נשמע קצת מפחיד, ובארגונים גדולים, שפע של תיעוד נייר נראה בדיוק ככה, מושך הרבה בעיות, הן גדולות וקטנות. וזה מה שעושה אפילו את המנהיגים השמרנים ביותר לתרגם את הרשומות שלהם לתוך מסילות אלקטרוניות המכסים את כל התהליך של "מאת אל".

אבל, התברר, לעשות זאת במדינות החלל הפוסט סובייטי לא כל כך קל! במשך זמן רב, ניהול רשומות אלקטרוניות בצד אחד התקבל בברכה, ומצד שני לא היה כוח משפטי מספיק. המצב הוקל מאוד על ידי החתימה של החתימה האלקטרונית, אשר הפכה, כביכול, ערבות של האותנטיות ואת הנכונות של המסמך.

קשיים טכניים עדיין די הרבה. החל מכישלונות תוכנה וכלה במדיניות הפנים של ארגונים שונים (פרטיים) בפרט. אחרי הכל, עבור חילופי הנכון של מסמכים בצורה אלקטרונית, שני השותפים חייבים לעבוד בדרך זו, אשר בפועל לא תמיד קורה.

בגלל זה, וגם בגלל הרצון השמרני "גידור" לעתים קרובות מסמכים אלקטרוניים להתיישב על המדפים בצורה של עותקים נייר שלהם. אבל עדיין, הם פחות משמעותית. וזה, יחד עם אוטומציה של יצירת מסמך להקל על השליטה של התנועה שלה, עושה את כל התהליך של ההליכים הרבה יותר מהירה, ולכן יעיל. בנוסף, באופן משמעותי חוסך מקום בחדר.