יעילות החשבונאות: תקופת אחסון המסמכים

האפקטיביות של החשבונאות משפיעה במידה רבה על הארגון המוסמך של אחסון מסמכים שנצברו בארגון. לכן, על מנת למנוע בעיות, כל רואה חשבון חייב בהכרח להכיר את הדרישות של התנאים והנוהל לשמירת מסמכים בהתאם לחקיקה של הפדרציה הרוסית.

מהו סדר האחסון של מסמכים?

החקיקה הפדרלית משנת 2013 דורש כי כל מפעל לשמור את כל המסמכים העיקריים, רשומות חשבונאיות , רושמת חשבונאות תקני עבודה, כמו גם כל המסמכים הקשורים לפעילות של ישות כלכלית זו. כלל זה מופץ גם עבור תקופת האחסון של מסמכים בצורה אלקטרונית, אשר משמשים יותר ויותר בפעילות הכלכלית של ארגונים של צורות ארגוניות ומשפטיות שונות.

כמה זמן לוקח לאחסון מסמכים?

תקופת אחסון המסמכים אינה פחות מחמש שנים, או יותר (בהתאם לכללים שנקבעו בארגון). מעניין כי קוד המס מספק תקופות אחסון אחרות (ארבע שנים). זה חל על כל הדוחות הכספיים, והחישוב מחושב מרגע השימוש האחרון. זה הכי טוב, כמובן, לשמור מסמכים במשך חמש שנים, אשר יחסוך לך הרבה זמן ועצבים, אם יקרה משהו! מסמכים על עסקאות סחר החוץ צריך להיחשב בנפרד. אם תקופה ארוכה יותר של אחסון של מסמכים נדרש במדינה צד נגדי זרים מאשר בפדרציה הרוסית, עדיף לבחור את זה, ולא לצפות כי לא יהיו בעיות עם העסקה בעתיד. וזה הכרחי כדי לספק את זה בתקנות הפנימיות של הארגון, אשר ימנע הרבה טעויות של עובדים.

מי אחראי לשמירת המסמכים?

בהתאם ל"מכתב "החוק, ראש הארגון, כלומר, המנכ"ל, אחראי אישית לשמירת מסמכים בארכיון החברה. אם תקופת אחסון של מסמכים או ארגון של זרימת מסמכים לא נצפתה, ואז קנס של עשרת אלפים רובל ייאסף מן המפעל, ושלושים אלף רובלים על הפרה חוזרת. במקרה זה חוסר אחריות הובילה לשון המעטה של סכום המס, תצטרך לשלם עשרים אחוז מס שלא שולמו, אבל זה בסדר לא יכול להיות פחות מ -40 אלף רובל. החקיקה של הפדרציה הרוסית גם בנפרד קובע עונשים של פקידי על הפסדים, אשר הביא לארגון יעיל של אחסון מסמכים בארגון.

איך הוא הרס של מסמכים אשר תקופת ההגבלה כבר פג?

קודם כל, יש לציין כי מסמכים מסוימים אינם נהרסים, אך הועברו לארכיון העירוני, ולכן חשוב מאוד לא רק לציין את חיי המדף שלהם, אלא גם לדאוג לשים את הכתובת "מומחה לאמת עמלה" (EPC). אם אין צורך להעביר מסמכים לארכיון, על ראש הארגון להנפיק מעשה על השמדת מסמכים. אם לא נעשה מעשה כזה, המסמכים נחשבים חסרים, וצו נדרש למנות ועדה שתבדוק הפסד כזה.