הרמוניזציה וסטנדרטיזציה של מסמכים. פיתוח של איחוד וסטנדרטיזציה של מסמכים

התקדמות מדעית וטכנולוגית לבין הופעתה של צורות מרובות של בעלות הובילו להרחבת יחסים כלכליים-מסחרי סוציו-תרבותיים. בחדות תהליכים התעצמו בנפחי התפשטות מושפע בחברה של תזרים מידע הנדרשים לפעולה תקינה של יחידות הניהול.

מהו איחוד מסמכים

ללא קשר להיקף שדה: האם פעילות ציבורית או בתעשייה, בחינוך או טיפול רפואי - איחוד יד וסטנדרטיזציה של מסמכים לדהות בהדרגה לתוך הרקע. מאז תחילת המאה קודמת על ידי עיבוד נתונים מקודדים אותם עברו בהדרגה מייד שיטה ממוכנת, ובהמשך - כדי אוטומטי.

לפיכך עבר תיעוד רציונליזציה. הקונספט של "איחוד וסטנדרטיזציה של מסמכים" נהגה בשלב זה. עם זאת, בכל שלבי העבודה ושיפור נתונים יש אחד את אותה הבעיה. תביא למכן כאוס בלתי אפשרי, כמו תהליך זה חייב להיות קדם האיחוד וסטנדרטיזציה של מסמכים בכלל. במילים אחרות, רק על ידי סידור נייר, אתה יכול להתחיל העיבוד והשימוש שלהם.

מטרות ויעדים של איחוד

ההיבטים המרכזיים אופטימיזציה של גורם מנהלי, כלכלי וכל פעילות אחרת הם איחוד וסטנדרטיזציה של מסמכים. בקצרה להסביר איך המושג הזה יכול להביא את המסמך לתבנית גנריות, מערכת אחידה. למהלך זה השפעה עצומה על ההכנה המיידית של כל תיעוד. עקרונות של סטנדרטיזציה ואיחוד של מסמכים הם כדלקמן:

1. צורות הקלדת ארצות.
2. הגדרת דרישות אחידות לרישום נתונים, וכתוצאה מכך את אותו הסוג של קבלת החלטות.
3. הפחתה משמעותית בעלויות לאופי השונה של חומרים להכנה ודקורציה.
4. סט תואם של מסד נתונים אחיד, ללא תלות בענף ופעילות.

פונקציות עבודה מאוחדת

זה צריך להיות מובן כי כל פעילויות לכוון ולשלוט ארגון, חברה, מדינה, אחרי הכל, היא מערכת שבה כל אלמנט הופך אחד או תפקיד האחר. יש ביניהם בכלל (או טיפוסיים) - אלה הם גלומים בפעילות של כל מוסד: ארגוניות, מנהליות, פונקציות מבצעות של תכנון, חשבונאות, וכו ' בינתיים, את פעילותם של ארגונים פרטיים טבועות פונקציות המיוחדות. לדוגמא, מטרות ויעדים, המבוססים על יישום פעילויות חינוכיות אופייניים רק עבור הנושאים של תחום זה.

מהי המערכת של מסמכים

מערכת ניהול מסמכים איחוד וסטנדרטיזציה הוא חומר שנוצר על בסיס היחסים שלהם על ידי:

• התרחשות מומלצת;
• יעד;
• תעשייה;
• הקלד;
• דרישות עבור ההידור.

מה הם המסמכים במערכת מאוחדת

תיעוד מערכת עשוי להיות obschefunktsionalnoy ותעשייה. באשר לסוג הראשון, כאן שאלות צריכות להתעורר. על ידי תעשיית המערכות כוללות מסמך המשקף את הפרטים של העסק או הארגון. לדוגמא, את הסטנדרטיזציה הרמוניזציה של מסמכי המכס תכלנה חומרים המווסתים את צק גבול מדינת חציית הליך מיוצא, סחורות מיובאות.

ככל חומרים הם מחוברים ואיך הוא היחס בין המסמכים של שתי המערכות - השימושי תעשיית תלויה בגורמים רבים. בפרט, ערכם נקבע מראש על ידי הטבע של פעילות הארגון. בנוסף, האיחוד וסטנדרטיזציה של מסמכים מנהליים אינו תמיד מעידים על יצירת הפרשות על ארגונית, מבצעת או פעילויות מנהליות. בינתיים, תכנית תיעוד ארגוני ומנהלי, אשר מכילה את נקודות שליטה הבסיסיות, ניהול, בשיתוף ולשלוט העבודה של גופים ממלכתיים, מפעלים, מחלקות ופקידים מבוססים על תעשייה ומבנים תפקודיים.

השלבים העיקריים של איחוד וסטנדרטיזציה

בעיות של סטנדרטיזציה הרמוניזציה של מסמכים בסחר קרובים מתעוררות בשל עיכובים בהקצאת הבלוק של תיעוד ארגוני ומנהלי עבור מערכות כאלה הוא לעזרה משפטית. ניצוח הרמוניזציה במועד של ניהול מסמכי היוזמה המסחרי כרוך:

1. במסגרת צורות אחידות של הדוקומנטרי הולכות להקים את המינוח המתאים.
2. מודל כללי של מערכת תיעוד הבנייה מבוססת על צורה, נלקח כמודל.
3. תשומת לב מיוחדת מוקדשת הכללים התחביריים של תיעוד הבנייה.

לפני האיחוד וסטנדרטיזציה הזה של מסמכי המקור התקיים עם כל הדרישות לחומרים בכל שלבי יצירה, מילוי, עיבוד ושמירה. אנו רואים ויכולות אנושיות psychophysiological ופרמטרים של המכונה וציוד טכני.

תכונות של יצירת סטנדרטים

ראוי לציין כי התוצאות של תהליך האיחוד הייתה להביא את התבניות הנפוצות ביותר בשימוש עבור טופס משפטי משותף. התקנים שפותחו עבור שירותים, מוצרים יש תעסוקת הסבר ברמת רשות המחוקקת הפדרלית. הקונספט של "איחוד וסטנדרטיזציה של מסמכים" במקרה זה נקבע על ידי פעילויות המדינה על הקיבוע של ומפרטים לשימוש חוזר על בסיס התנדבותי.

המשימה של תקני יצירת הסדר בתחום של ייצור ולהגדיל את האיכות התחרותית של מוצרים, שירותים או עבודות. תקינה ו הרמוניזציה של מסמכים בסחר גם שואפים להשיג מידע ותאימות טכנית.

הבעיות הקשורות לאיחוד תיעוד סחר חוץ

יתר על כן, המונח "הרגיל" אינו מתכוון רק תוכן מסמך נורמטיבי. החוק קבע בבירור מנגנון של שימוש שאינו כופה מרצון. סטנדרטי מדינה הוחלפו די מהר לאומיים. לאחר כניסתה של שינוי יסודי נשארה רק הבעיה של סטנדרטיזציה הרמוניזציה של מסמכים בסחר.

חמור במיוחד, ועד עצם היום הזה היא השאלה של סטנדרטי מדינה המסדירים את תהליך הכנה של תיעוד עבור המוצרים המיוצאים. על פי המערכת האחידה, שאומצה על ידי החוק הפדרלי "על תקנה טכנית" מיום 2003/07/01, שהוראותיו נוכח בה, אינו עולה בקנה אחד באופן מלא לדרישות של תיעוד סטנדרטי, לעומת זאת, ממשיך לשמש בהמוניהם היום.

תפקידה של הוועדה לענייני תקינה בתהליך של איחוד וסטנדרטיזציה

הרמוניזציה וסטנדרטיזציה של מסמכים - הנתיב של תקן המדינה הרוסית. כל מסווגים כל-רוסי של טכני, כלכלי, חברתי לרכוש תוקף משפטי מייד לאחר רישום המדינה. בקרתי על היישום כל הדרישות כלולות המעשים הבודדים, נושאת תקן לאומי רוסי גופים אחרים המורשים על ידי המדינה בתחום השיפוט המיועד.

הכיוונים העיקריים של איחוד וסטנדרטיזציה של מסמכים הם להקים דגימות אחידות, תבניות, צורות. זה עשוי להיות בסטנדרטים הנדרשים להכנת מסמכים עבור תקנים עבור סוגים מסוימים של סחורות מערכת תיעוד אחידה. זו האחרונה היא מערכת חומרים שנוצרה על ידי כללי סט יחידים ודרישות. מערכת תיעוד מאוחדת מכיל, ככלל, את המידע הדרוש ליישום פונקציות ניהול בתחום מסוים של השפעה.

מערכת אחידה סטנדרטית ראשי ברוסיה

נכון להיום, בין המערכות המאוחדות להתבלט:

• מבנה הנוגע תיעוד של אופי ארגוני ומנהלי;
• מערכת השליטה מסמך במוסד בנקאי;
• הרמוניזציה וסטנדרטיזציה של מסמכים חשבונאיים וספרים של חשבונות ורשומות פיננסיות של גופים ציבוריים;
• בתחום תעודות סטטיסטיות;
• מערכת תיעוד מסדיר ענייני עבודה;
• מסמכים סטנדרטיים עבור סחר חוץ.

בהתאם לכך, כל אחת מהמערכות מעל מסופק תקן המדינה שלה, אשר לפתח מחלקות שלטון מרכזיות כדי לתאם את הפעולה של שדה מסוים של פעילות. לדוגמא, משרד האוצר ברוסיה הוא אחראי ליצירת טפסים ומסמכים חשבונאיים ובנקאיים. בתורו, Rosarchiv לזהות דפוסים של תיעוד הארגוני והמנהלי. רשויות אלו אותם אומרים ופירוט המסמכים. איחוד וסטנדרטיזציה שלהם כרוך ביצירת צורות לשמש בענף מסוים.

פרטים וטפסים של מסמכים בתהליך הסטנדרטיזציה

פרטים של המסמך רואים בה מרכיב חובה, שבלעדיו אי אפשר לעבור את פורמליזציה של נהלים, חומר רישום. לפרטים מתייחסים חתימה, חותמת, חותמת, תאריך, טקסט וכו ' מטבע הדברים, לכל סוג של מסמך רשמי שימוש בקבוצה נפרדת של הפרטים. במקרה זה, כל אחת איחוד המערכות ממומש על ידי יצירת טופס מודל של מסמכים עבור אחת מהמערכות. על הבסיס שלה לפתח את הפרטים המתאימים ביותר של כל המסמכים שייכים מסד נתונים ספציפי.

טופס, כפי שכבר הוזכר, הוא צורת תבנית של המסמך. מודל כזה של כתיבה בתחום היישום הוקם לוקח בחשבון את גודלו, את השולים ואת כניסות, במיוחד ביצירת הרשת המבנית ואת הפרטים העיקריים.

הרמוניזציה וסטנדרטיזציה של מסמכים ארגוניים אזורים מנהליים תורם קלות שימוש של צורות בפעילות של כל מפעלי מוסד, סוכנות, תעשייה וייצור. אורחים אשר הסדירו את שימוש איחוד וסטנדרטיזציה של תיעוד ארגוני ומנהלי, חלים:

• תקנה;
• פקודות והוראות;
• פתרונות;
• פרוטוקולים;
• מעשים;
• מכתבים.

מכתבים קבועים כתובת מנהליים וצעדים ארגוניים, כולל ניהול, תיאום ותחזוקה של:

• הרשויות הציבוריות בנושאים של הפדרציה הרוסיה (ברשימת הנושאים כוללות את אזורי רפובליקות האוטונומיים, החקיקה אשר, יחד עם השפה הלאומית הרוסיה מותקנת בעיקר);
• חברות ועמותות, ללא קשר צורתם של פעילות בעלות וארגוניות-משפטית.

GOST קובע לא רק בהרכב של הפרטים, אבל הדרישות שלהם בעיצוב וייצור, שמירה, שימוש ושימור של צורות ההווה עם סמל של הפדרציה הרוסית ואת המעיל מדינת הזרועות של נושאים. יישום של GOST הוא ייצוג סכמטי של פרטים.