תזכיר - לפצות בהתאם לדרישות

Workflow של כל חברה היא אוסף של ניירות אופי שונה, לשיטתי בצורה מסוימת. אחד המסמכים הוא תזכיר.

מאפיינים ומטרה כלליים של מסמך

ראשית, יש לציין כי תזכיר - נייר עבודה, שהוא אינפורמטיבי ובאותו זמן המלצה. זה נועד לספק מנהל או מפקח עסק. מסמך זה יכול להיעשות על ידי כל עובד של החברה , וזאת משתי סיבות:

1. ביוזמת העובד.
2. לפי ההוראה במדריך.

בכל מקרה, נייר זה מכיל מידע מפורט על השאלות הספציפיות, פרט. למעשה, זה - דעת העובד שהובע בכתב. ישנם מקרים בהם ההחלטה ראש שיקולים שאתם צריכים לדעת הכפופים להם על נסיבות המקרה. ואז העובד חייב לעשות תשובה מנומקת, ולבסוף להוסיף חוות דעת משלך בדמות הצעות והמלצות קונקרטיות. בהתאם לכך, פתק כזה הופך דעה אישית של הפרט.

אל תבלבלו

להתקבל להכנת מסמך, אתה חייב לדעת בדיוק מה נדרש כדי לספק. סוגים מסוימים של תכתובת עסקית דומים מאוד זה לזה, והם יכולים בקלות להתבלבל. לדוגמא, בהערות עסקיות הן משלושה סוגים: משרדים, תזכירי הסבר. במקביל ישנם שלושה הבדלים עיקריים, אשר אינן מאפשרות לאדם בעל ידע לעשות את הטעות הזאת ביניהם. מסמכים אלה משתנים:

1. על פי הנמען, כי הוא האיש שלמענו הם נועדו. בניגוד הרשמי, תזכיר הסבר כתוב על שם הממונה ישיר, וכן דו"ח צוות, יתר על כן, ניתן לבצע ישירות כדירקטור בחברה.

Theme 2. והעומס סמנטי של מידע כאמור. הסבר נושא הבין ישירות מהסרט. השירות הוא חלק ההתכתבות העסקית בין החטיבות המבניות של החברה. תזכיר נושא יכול להיות שונה:

• דיווח תקופתי;
• חד פעמי למתן מידע בנושאים רלוונטיים.

3. אם שירות הסברה מיועדת לשימוש בתוך הארגון, המזכר עשוי להיות פנימי וחיצוני. במקרה הראשון, זה מיועד דירקטורים של החברה, ואילו השני - לבית משפט גבוה יותר.

כאשר המסמך משוך

מזכר - זהו צעד הכרחי. זה נעשה כאשר המצב יוצא מכלל שליטה ואיים החברה בצרות צרורות. במילים אחרות, המצב חייב להיות קריטי. בשלב זה, העובד מביא לידיעת הנהלת תיאור מפורט של העובדות הידועות לו. זה יכול להיות איום על יישום תוכנית או להשיג את הרווח הצפוי. המסמך נועד למשוך את תשומת לבם של מנהלים לבעיה זו ולנסות לתקן את המצב. מומחה כל אחד בדרך שלו מייצג את הרזולוציה של המצב. במזכר הוא מתאר בפירוט את גרסתו ומציגה נופים משלו בעניין זה. לנוחיותכם, מידע זה ייעשה מתוך בצורה חופשית לחלוטין. סגנון זה מאפשר לך לחלוטין כל עובד להביע את דעתם בנושא מסוים, בודד ללא חשש מובן על ידי אחרים.

גורם של המסמך

ישנן מספר סיבות שבגללו התזכיר יכול להתבצע. מדגם או דוגמה ייחודית עבור כל המקרים ניתן לבצע, כמובן, אפשרי. אבל שום סיבה ספציפית לדרוש פרט נלקח אופן האקספוזיציה. הסיבות עשויות להיות שונות מאוד:

• איחור לעבודה;
• היעדרות;
• אי מילוי חובות;
• סכסוך בין חברים;
• הצגת תוצאות הביקורת;
• תקשורת לקבלת מידע על הטעות שלו;
• איום לבצע משימות שגרתיות;
• מידע על ההתנהגות הפסולה של העובד.

הסיבות הן רבות וכל אחד מהם דורשת גישה נפרדת בהליך מבוקש. לאחר קבלת מידע מהמקור הראשון, הראש צריך לחקור אותו ביסודיות ולקחת החלטה מושכלת. זה לעתים קרובות יש צורך לקבל מידע נוסף מן המשתתפים האחרים הבעיה. הם יצטרכו להגיש הנהגת ההבהרה שלהם על הנושאים שהועלו.

אם למישהו יש משהו נשבר

חריגות בתנאי הייצור - אינן נדירות. בלעדיהם, עבודה ותקשורת בין אנשים היא בלתי אפשרית. התזכיר הנפוץ ביותר של פגיעה במשמעת עבודה. ההתנהגות של אנשי במקום העבודה הוא תמיד מעורפלת. כל חריגה מן הנורמות המקובלות נתפס בדרך כלל כבלתי הולמים וכרוכה העונש המתאים. להטיל עיצום יהיה זכאי רק הראש של הארגון, כך שאר הסגל, כולל הממונה הישיר יכול רק להודיע לו על מה שקרה ועל מה להציע גרסה משלה של ההשפעה על הקולגה הרשלן. ציור תזכיר אלגוריתם כזה כדלקמן.

1. שם השירות או המחלקה. יצוין בחלק השמאלי העליון של הגיליון.
2. יעד (של הראש). מצוינות בפינה הימנית העליונה.
3. שם המסמך. נכתב מתחת באותיות גדולות עם קו אדום.
4. מספר מסמך.
5. ציור עד למקום.
6. כותרת.
7. נוסח המסמך: שם ואת המיקום של העבריין, מועד ההפרה, סוג של הפרה, סיבת האירוע, את ההצעה עבור התאוששות.
8. תפקיד, שם וחתימה של העובד שהכין את המסמך.

אם עמית אשם

תזכיר העובד עשוי להיות מפקח או עמית ישירים. הסיבות הנפוצות ביותר עבורו הוא עשוי הם שליליים: ההפרה, עוון, ההתנהגות הפסולה. במקרה זה, פתק מטרתו לקבוע את העובדה של מה שקרה ולמנוע את הישנותה של סוג בעתיד. לאחר קבלת המסמך, המנהל חייב להבין את המצב ולקבל החלטה. במקרה זה, זה קובע אם המוטלים על עובד כל עונש או לא. אם אירוע שלילי התקיים בפעם הראשונה, אנחנו יכולים להגביל את האזהרה ושיחה מאלפת. אם עבר תוך הפרה של המערכת, זה ייענש בהתאם לחוקי העבודה. הראש מחויב להטיל ויזה, אשר תירשם על החלטה זו. דיווחי צוות נמשכים על העובדים בהזדמנויות אחרות. לדוגמא, ראש המחלקה יש את הזכות לבצע פתק מנהל הקידום עבור עבודה או משימה כפופה חרוצות כל כבוד. העיקרון של הכנה - הזהה, רק את הטקסט הוא חיובי.

האם זה קשה לכתוב תזכיר?

צור תזכיר לא קשה. כתיבת מדגם, במידת הצורך, אתה תמיד יכול לקחת את המזכיר. באמצעות ידיו עברו מסמכים דומים רבים. העיקר הוא להסביר את המהות בבירור מה קרה. לאחר קריאת המסמך הזה, המנהל חייב לקבל מושג ברור מה הוא רצה לומר למהדר של "הודעה". עובדות צריכות להיות מתוארות בסדר כרונולוגי, צעד אחר צעד, כדי כולה התנשאו תמונה בהירה וברורה. ראוי גם לזכור כי (או A5) עבור נייר העמדה לשימוש פנימי בדרך כלל נעשה על סדין רגיל של פורמט A4. אם המידע מסופק ארגון האב, הטקסט צריך להיות מודפס על נייר מכתבים של החברה. מסמך כזה הוא הכרחי לתת את חתימתו של הראש. כתוצאה מכך, זה ייחתם על ידי שני נציגים של הארגון: הראשון - המלחין, והשני - הבמאי. מידע יכול להיות מאושר על ידי פרטים נוספים. הם עשויים להיות מסופקים עם המסמך הבסיסי בצורת נספחים ממוספרים.

כדי לעשות את הדברים הנכונים

על מנת לקבל מידע להישמע, אתה צריך לדעת איך לכתוב תזכיר. מסמך כזה מורכב בדרך כלל משלושה חלקים עיקריים.

1. הסיבה הייתה הסיבה לכתיבת המכתב הזה. יש צורך להסביר את המצב בבירור ולפרט את כל העובדות הידועות.
2. לדברי המנסחים על מה שקורה. יש צורך לנתח את המצב באופן יסודי ולהציע החלטתה ליצור בעיות.
3. מסוף סינתזת צעדים ספציפיים.

המידע צריך להיות אפשרי לקבוע בקצרה ובבהירות, כך שכאשר קוראים את הנמען לא איבד את הרעיון. אחרת, את העובדות יכולות להתפרש שלא כהלכה, וההחלטה לא תביא את התוצאות הרצויות. בטקסט אין צורך לבטא את הפנטזיות שלהם, או לעוות את המציאות. טכניקה זו היא בניגוד לכללים. אם מתעורר הצורך, לנמען עצמו להתעניין כדי מנסחי להבין מה קרה ולקבל החלטה סופית.

רצף של פעולות

על הדוגמה אפשר לשקול את המקרה הספציפי של אי מילוי תפקידם. במזכר לעובדים הוא מפקח לספק לחברה המנהלת. כדי להתחיל, שניתן לעובד זמן לתקן את הטעויות שלהם. אחרת, ראש השירות הרלוונטי בנוכחות שלושה עדים המעשה כי העובד לא למלא את המשימה המועדים המוצעים. הפורץ חייב אז לכתוב הסבר בצורה עקב עם הסיבות.

העובד לא יכול לעשות זאת. במקרה זה, הוא מאבד את ההזדמנות האחרונה כדי להתגונן. תזכיר שנכתב הסבר נשלח לראש לבדיקה. ההחלטה הסופית שלו, הוא מביע בצורה של החלטות. מידע מגיע אל מחלקת כוח אדם לצורך הכנת צו להתאוששות. מידת העונש נקבעת בהתאם לחוק. אם העבירה הייתה די רצינית, ובנוסף חזר, התוצאה עלולה להיות סיום העסקה תחת הסעיף הרלוונטי.