תיעוד פעילות ניהול המושגים הבסיסיים שלה

באמצעות תיעוד ורישום המידע מובן מוסדר על פי הכללים, כלומר, ההליך של רישום של מסמכי צו מיוחד. מאחר שתהליך הקלטת הנתונים יכול להתבצע באמצעים שונים, ואת המסמכים בפועל של פעילויות ניהול לעמוד שונה ביותר - בכתב יד, גרפיקה, דפוס, חומרי צילום וידאו.

תיעוד פעילות ניהול - מוסדר בנוהל, אשר נותן לו ערבות של תוקף - איכות, הממוקמות בדוחות של החקיקה הנוכחית.

נכון להיום, כלי תיעוד שונים, מן פשוט (כגון עפרונות עטים כדורי רגילה) ליותר מורכב אלקטרומכניות (כולל טייפ, מצלמת וידאו, fonoapparat, וכו ') ואוטומטי, מחשב. באמצעים המשמשים ותלוי איך בתיעוד. זה יכול להיות טקסט, אלקטרוני, קולנוע צילום.

ניהול פעילות משתמש, ככלל, מסמכי טקסט, כתוב ביד או על ידי מחשב. לכן, הם נקראים תיעוד וניהול.

תיעוד - זה תמיד קיבוע על ספק מסוים של מידע כלשהו, עם פרטים מיוחדים, אשר לאחר מכן נשאו הזדהותה. תיעוד פעילות ניהול יוצר את האמצעים ואת הסיבות להסדרת הפעילות היא ברמת פרט הקצין והפעילויות הכספיות וארגוניות של המפעל כולו.

מסמכים עשויים להיות שונים במסגרת תפקידם, מטרה, תוכן, מידת הסודיות וגישה למידע. גורמים מטפלים מאפשרים לסווג אותו על פנים-ארגוניים חיצוני. הראשון, אשר אינה מעבר להיקף של סוכנות אחת או ארגון ובצע בקרב חבריה, להתקשר לשירות. השני - הרשומים חיצוני - מתבצע בין סוגים שונים של ארגונים, על ידי פקידים לא מורכבים כפוף ישירות זה לזה.

התיעוד הטכני מתבצע בהתאם לסטנדרטים שנקבעו, אשר, עבור כל סוג של המסמכים שלך. עבור כל פעילות הניהול חשוב במיוחד, משום תיעוד יהפוך לחוקי, משרתים את ההוכחה הברורה ביותר של האותנטיות של המידע הכלול בהם.

תיעוד פעילות מנהלי ומטיל חובות ספציפיים על פקידים או גופים שלטוניים, שלה ביישום. לדוגמא, במהלך היצירה של כל המסמכים הרשמיים חייבים לציית לחוקים התקפים, את כללי רישום, אשר ארצי. בנוסף, כל מסמך חייב להיות מלווה הפרטים של הארגון, מבחינה משפטית משמעותית: השם שלה פענוח, חתימות וחותמות של מנהיגות או מחלקה ספציפית של החברה, את התאריך ואת מספר בספר רישום, אישור נשרים, וכו ' לבסוף, פעילות ניהול מסמכים חייבת להמציא מסמכים בהחלט בתחום הסמכות משלה.

מסמכים שונים מידת האותנטיות. טיוטות או העתקי המסמכים העיקריים מכילים טקסט ספציפי בלבד, ואינן מכילות ערך משפטי כמו המקור. אמנם זה נחשב למסמך המכיל את המידע והפרטים הנ"ל, המאשר חוזק ואמינות שלה.