מסמכים אלקטרוניים בין ארגונים: איך זה עובד?

ניהול מסמכים אלקטרוניים (EDM) - דרך מהירה לשתף מידע מבוסס על השימוש במסמכים אלקטרוניים עם חתימות וירטואליות. הוא ארוך הוכר מאז במדינות המפותחות בעולם ככלי אפקטיבי עבור העסק המבצעי.

לב

מסמכים אלקטרוניים בין ארגונים - סט של תהליכים ליצירה, עיבוד, ניהול, העברה, רכישה, אחזקה, שימוש והרס של מסמכים. כל התהליכים הללו מתבצעים לאחר בדיקת תקינות ואישור של קבלת המסמכים.

כללים של מחזור מסמך בין ישויות משפטיות מתבצעים על ידי בהסכמת הצדדים. חילופי המידע מתבצעים באמצעות מתקני תקשורת, ואת מסמכים המאוחסנים על מדיה אלקטרונית. חיי המדף של המידע החשבונאי לא יעלו כי אשר מוגדר ברמת הרשות המחוקקת.

ארגונים יכולים לתקשר אחד עם מסמכי פורמאליות ובלתי פורמאליות אחרים עם החתימות של המשתתפים. במגזר העסקי זה עשוי לכלול: חשבוניות, הסכמים, חשבוניות, חוזים, הסכמים, הזמנות, הודעות, יפויים, וכו ' מידע יכול להיות מועבר בצורה של טקסט, טבלאי קבצים גרפיים.

מטרת המבוא של EDI

תנאי הכרחי כניסתה של EDI יכול להיות:

• הפחתה של עבודה שגרתית;
• הפחתה של אובדן מסמכים;
• "שקופה" עבודה עם מסמכים;
• להגדיל משמעת ביצועים - גילוי המסמכים בתוך פרק זמן מוגדר, וכו '...

בין היעדים הכמותיים ניתן לזהות כדלקמן:

• צמצום זמן לעבד את המסמך 10 פעמים.
• הפחתת ההוצאות המשרדיות בחצי.

מסמכים אלקטרוניים בין הארגונים: איך זה עובד

בהתאם לחוק המקומי, מסמכים אלקטרוניים בין הארגונים מתנהלים בהסכמת שני הצדדים. עבור חילופי נתונים, יש צורך שכל המשתתפים היו מחוברים לציוד של המפעיל. הבא, המשתמש צריך לשלוח בקשה להוסיף לרשימה נגדית. לאחר המשתתפים במערכת האישור יכול לתקשר.

מודול EDI יצטרך לבצע את הפונקציות הבאות:

• זמן נגדי להחליף נתונים.
• צור פנקס כתוב.
• אינטגרציה עם תוכנת הנהלת חשבונות כגון 1C.
• הרשמה ולהצפין מסמכים.
• התכתבות מבנה.
• לפקח על המצב של האותיות.

מסמך אלקטרוני בין הארגונים בצע באמצעות תעודות. התחברות לשרת ואימות מתבצע באמצעות אישור דיגיטלי אישי. חתימה אלקטרונית מונפקת לכל משתמש של המערכת, המאוחסן על מדיה אלקטרונית מוגנת קוד PIN אסימון. על המשתמש להזין את סיסמת ההתחברות שלהם למשרד אישי. רק לאחר שהיא תקבל גישה למסמכים שלהם.

ליזום תהליך של חילופי יכול כל חבר בארגון, המחוברים למערכת. לפני שאתה שולח מסמך לגורם אחר, זה חייב להיות חתום עם חתימה אלקטרונית. פעולה זו מתבצעת באמצעות תכנית "אנוסים". המסמך נשלח באמצעות EDI. קבלן העובד מקבל הודעה על מסמך חדש. אם הוא יקבל אותה, הוא גם מכניס EDS. אם אתה רוצה לבצע שינויים במסמך, הוא יוצר גרסה האלקטרונית החדשה שלה. עם השלמת העריכה אתה רוצה לשמור את כל שינויים באמצעות החתימה האלקטרונית. המסמך מכן נשלח שינויים על הצד הנגדי. איפה צורך להפוך את מידע התאמה אלקטרוני.

אם אתה רוצה שוב לבצע שינויים, אז ההליך כולו חוזר שוב. אם טענות לגרסה החדשה אינה נוכחות, המסמך מכובד. המדגם הסופי נחשב להיות חתום על ידי שתי חתימה אלקטרונית. גרסאות מסמך Ce המאוחסנים בשרת וזמינים לצפייה. לאחר המדגם הוא קיבל מעמד של הזרם, כדי לתקן את המסמך לא יעבוד. חוזים מתוסכלים לנוכח במצב "מבוטל". הנה איך לעשות מסמכים אלקטרוניים בין הארגונים.

ציוד

מה שדרוש עבור מסמכים אלקטרוניים בין הארגונים? ראשית, עליך לבחור ספק שירות להתקין תוכנה מיוחדת כדי להחליף מידע. שנית, עם כל שכנגד שבה הארגון מתכוון לנהל הודעות דואר אלקטרוני, אתה צריך לחתום על "הסכם על חילופי מסמכים אלקטרוניים."

זהו גם צורך להקים שרת EDI שעליו לאחסן את כל המסמכים. זה יכול להיות כמו ציוד הלקוח, ואחסון "ענן". גישה לנתונים מחוץ למערכת באמצעות היישום, אשר מותקן על ציוד הארגון. אינטראקצית מחשב עם השרת מתבצעת מעל HTTP עם הצפנת SSL האופציונלי 128. גישה למסמכים מתבצעת רק דרך ממשק הבקשה לאחר שעבר את האימות.

פרויקט EDC

פרויקט אוטומציה לתהליך יכול להימשך ממספר חודשים ועד מספר שנים. Term תלוי ישירות על מספר תהליכים שצריכים אוטומציה, משאב והיכולת הפיננסית של הארגון. מעגל קצר ליישום EDC כדלקמן:

• יצירת קבוצת עבודה.
• גיבוש יעדים, לוחות זמנים ותקציב.
• המחקר של תהליכים קיימים.
• פיתוח עבודה.
• מערכת EDI Vyrob.
• חתימת ההסכם בדבר יישום SED.
• אימוץ של התקנה.
• מילוי ספריות מערכת.
• צוות האימון.
• ביצוע בדיקות ראשוניות.
• הפרסום על ביצוע צו SED.
• פיתוח נוסף של כללי תוכנה ועבודה.
• ההשקה של פרויקט הפיילוט.
• המעבר בקנה מידה מלא של EDI.

שגיאות יישום EDI

בתהליך של אוטומציה של המסמכים יש לתת תשומת לב מיוחדת התהליכים שבהם החוק מחייב נוכחות של המוביל נייר. מסמכי נייר שכפל אלקטרוני הם בלתי אפשרי. זה מאט באופן משמעותי את תהליך העבודה ולגרום יחס שלילי כלפי אוטומציה בתהליך כולו. לשם יישום עבודה כפולה ואף אחד לא משלם.

בתהליך יישום התקנות החדשות אמורות להיות מפותחות לעבוד עם מסמכים, הרכבת צוות, ורק אז לעסוק יישום מלא. זו יכולה להיות מושגת רק אם להעביר לעובדים את היתרונות של שימוש בטכנולוגיות חדשות.

טעות נוספת פופולרית - מחקר עני לדרישות SED. אם משתמשים צריכים לעבוד במערכת לא נקבעה, אז EDI תהליך שונה מזו שאומצה בארגון.

מסמכים אלקטרוניים בין הארגונים: היתרונות והחסרונות

יתרונות:

• הפחתה להעביר את המסמכים המקוריים על ידי עלויות אלקטרוניות.
• שמור מקום לאחסון מסמכים. הוא כל מאוחסן בצורה אלקטרונית.
• קל לשימוש. שליחת המסמך נעשה ממקום אחד. חיפוש מהיר של מסמך שנערך על ידי המצב (שנשלח, קבל ואישור על ידי r. ד).
• אספקה מיידית. כל המידע נשלח לנמען בתוך כמה שניות.
• המסמך לא יכול ללכת לאיבוד עד תום האחסון שלה במערכת.

חסרונות:

• כדי להשתמש במוצר עליך לרכוש רישיון שעולה כסף.
• תקשר בדרך כלל רק בין המשתתפים של אותה המערכת.
• מסמכים אלקטרוניים בין ארגוני 1C או באמצעות כל תוכנה אחרת שונים הערכה השתמשה בעבר. עם כניסתה של האלגוריתם החדש, יש לכל העובדים שאלות לגבי התנהלות עסקית.
• ציוד טכני. לפני כניסתה של ארגון EDI צריך לרכוש ציוד להכנת הצוות לנהל את המערכת החדשה.
• EDM מתבצע באמצעות החתימה האלקטרונית, את תוקפו של אשר הוא 1 לשנה. יש צורך לפקח על עדכון זריז של התעודות. זהו גם צורך לשלוט על הפעולות של תעודות קבלנים, כדי למנוע בעיות עם המס.

רגולציה משפטית

מה מעשים נורמטיביים מוסדר מסמכים אלקטרוניים בין הארגונים? החקיקה הרוסית כוללת את «הפדרלי חוק №63 על חתימה אלקטרונית", הכללים של מסמכים בשירות המס הפדרלי רשומים לפי הסדר של מספר באוצר MMV-7-2 / 168. לארגונים את EDI בין הזמנות על בסיס 50n № האוצר. תנאי מחלף מסמכים חשבונאיים ראשוני בפורמט אלקטרוני שנקבעו במספר להזמין שירות המס הפדרלי MMV-7-6 / 36 @. כל העוסקים בפעילות תהליך EDM צריך להיות מונחה על ידי המסדר של שירות המס הפדרלי № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

מסמכים אלקטרוניים בין הארגונים "VLSI" מעניק ללקוחות את היתרונות הבאים:

• ניתן לשלוח מסמכים לכל ארגון רשום על שטחה של הפדרציה הרוסית. אם הצד שכנגד אינו צד למערכת "VLSI", העובד פשוט ליצור קשר עם נציג של הארגון ישלח אותו בדואר אלקטרוני הזמנה להשתתף במערכת. מיד לאחר אישור חילופי מידע בין המשתתפים יבוצע ללא מתווכים.
• התקנת תוכנה במחשב אינה הכרחית. מספיק כדי להיות הגרסה הנוכחית של הדפדפן שלך וגישה לאינטרנט.
• כדי לעבוד עם נתונים לא צריך תוכנית מיוחדת. אם הדוח הוכן במקור תוכנות צד שלישי, כגון 1C, אפשר להגדיר את האינטגרציה עם מערכת "VLSI".
• הטופס הסטנדרטי של המסמך אינו מוגדר. אתה יכול לשלוח הודעות טקסט, גיליונות אלקטרוניים, תמונות וכן הלאה. ד

SKB "Kontur"

אחד מפתחי תוכנה הראשון ברוסיה עוסקת גם באספקת ציוד, שדרכו מסמכים אלקטרוניים בין הארגונים. "קונטור" DiaDoc פיתח שיטה שבה חילופי מסמכים אלקטרוניים. תכונה של המערכת היא כי גישה לנתונים ניתן להשיג בעוד בחו"ל. לשם כך פיתחה החברה את תעריפי נדידה. אם תרצה, גישה לנתונים מונה באמצעות API.

מה אתה צריך?

כדי להתחבר EDI, חברות צריכות לקנות:

• תוכנות ברשיון;
• שרת;
• לשדרג את הציוד;
• צוות הרכבת;
• להתאים ולשלב ECM לשימוש עם יישומים פנימיים.

השקעות כאלה צריכים ליישם על מנת לחבר את המסמך האלקטרוני בין הארגון? הכללת בעלות הייעוץ והתמיכה הטכנית, ועדכוני תוכנה SED - השלב השני של ההשקעה. עלויות אלה תצטרכנה לשלם חודשיים.

מסקנה

כדי להחליף מבוסס נייר דואר אלקטרוני מגיע. זה לא רק מפחית את העלות של הארגון לנהל את התהליכים, אלא גם מגביר את היעילות של העסק בכללותו. כדי EDI בהצלחה מתפקד, אתה צריך לנסח את המטרות ויישום בבירור של המערכת להתאים את הציוד בצורה נכונה.