המאגר באקסל: ליצור תכונות, דגימות וטיפים

Excel הוא כלי רב עצמה משלבת השימושית ביותר ורלוונטי פונקציות משתמשים. אלה כוללים גרפיקה, טבלאות, תרשימים, חשבונאות, הכנת חישובים, חישוב פונקציות שונות, וכן הלאה. אנו לומדים מתוך מאמר זה, כיצד ליצור מסד נתונים ל- Excel, למה זה נחוץ, ומה עצה יכולים לעזור לנו להקל עבודתה.

מהו מסד נתונים?

זהו מבנה מיוחד, המכילים ואחסון חומרי מידע של מטרות שונות. במילים פשוטות, סט של מאורגן ערוכים על המדפים של מידע. כמה אנשים לומדים בכיתה, המאפיינים שלהם, תאריכים של כרטיס לידת דו"ח - כל זה ביחד הוא מסד נתונים. זה נחוץ בכל מקום - מפעלים תעשייתיים וטכנולוגיים, מוסדות חינוכיים ורפואיים, רשויות אכיפת החוק ואף במפעלים קייטרינג. ואכן, את רשימת המנות, המתכון שלהם עם קלוריות, כמו גם בתיאור הוא גם מאגר של נתונים.

כאן אנו מבינים. עכשיו אתה צריך לברר מה הוא מסד הנתונים ל- Excel, וכיצד ליצור אותו.

יצירת מחסן נתונים ב- Excel

מסד נוצר על ידינו, יהיה פשוט בלי סלסולים. מכולות אלו אותם נתונים - מסורבלות למדי ולייצג מערכת מידע גדולה עם "ליבה" פנימית, אשר מורכבת של ריבוי הקווים של מומחה שנכתב בקוד.

העבודה שלנו תהיה שולחן אחד, אשר יהיה את כל המידע הדרוש. לפני שנתחיל להתייחס לשאלה כיצד להפוך את מסד הנתונים ל- Excel, אתה צריך ללמוד את התנאים הטכניים המשמשים בעת אינטראקציה עם זה.

קווים אופקיים בגיליון סימון "אקסל" רשומות נקרא, ועל עמודות אנכיות - שדות. אתה יכול להגיע לעבודה. פתח את התוכנית ליצור חוברת עבודה חדשה. ואז, בשורה הראשונה אתה רוצה להקליט שמות שדות.

תכונות עיצובתא

כדאי ללמוד כיצד לבצע את התוכן כראוי של התא. אם שלך במסד הנתונים Excel יכיל כל סכום של כסף, עדיף להצביע בשדות המתאימים בפורמט המספרי שבו אחרי הנקודה העשרונית ילכו שתי ספרות. ואם יש תאריך כלשהו נפוץ, יש צורך להבחין במקום הזה, וגם כדי להקים בפורמט מתאים עבורו. לפיכך, כל הנתונים שלך יעובדו כראוי וללא שגיאות. כל הפעולות עם השדות הריקים של התכנית מבוצעות דרך תפריט ההקשר של "עיצוב תאים".

כמו כן, חשוב ואת העיצוב המקביל של הפרויקט. גיליון, שהינו פרויקט לחתום כדי למנוע בלבול. על מנת שהמערכת תוכל להבחין בין תוכן הפשוט של כותרות חתימות, יש להקצות להם בכתב נטוי, קו תחתון או טקסט מודגש, ואילו לא שוכחים לשים את שם לתוך שדה בשילוב נפרד, לא. יש צורך לעשות כדי להיות מסוגל להשתמש בכלים כגון AutoForm ו סינון אוטומטי.

מה AutoForm ב "אקסל" ומדוע יש צורך בו?

יצירת מסד נתונים ל- Excel - תעסוקה קשה ומפרכת. כדי לסייע למשתמש כדי להקל על העבודה, התוכנית יש להציע, זה ממלא באופן אוטומטי תאים מידע מראש. לדוגמא, רוחב עמודה, שורה גובה, גודל גופן, סוג הגופן, שדה צבע, וכו '- .. כל בלחיצה אחת יכול לעשות בשבילך AutoForm, אם תגדיר אותו כמו שצריך. נוח, לא?

תיקון מסד הנתונים "הכובע"

בנוסף, אל תשכחו על אבטחה בשורה הראשונה. ב- Excel 2007, ניתן לבצע כדלקמן: ללכת ללשונית "תצוגה", ואז לבחור "הקפאת חלוניות" ולחץ בתפריט ההקשר על "תקן את השורה העליונה." זה נדרש כדי לתקן את "כובע" של העבודה. מאז נתוני Excel יכולים להיות גדולים למדי בנפח, כאשר גלילה מעלה ומטה יאבד את המידע העיקרי - את שמות השדות, וזה לא נוח עבור המשתמש.

ברגע בשורה העליונה היא קבועה, אנו מדגישים את השלוש השורות הראשונות במסד הנתונים בעתיד ולהוסיף גבולות תא.

המשך העבודה על הפרויקט

כדי להמשיך, אתה צריך לבוא עם מידע בסיסי, אשר יכיל מאגר ב- Excel. דוגמא זה מוצג להלן.

נניח שאנו רוצים ליצור מסד נתונים של הכספים שנגבים מההורים לקרן הספר. הסכום אינו מוגבל, והוא משתנה מאדם לאדם. בוא שהכיתה לומדת 25 ילדים, כלומר, וההורים יהיו כמות מקבילה. כדי לא לצבור מאגר של מספר רב של רשומות, יש צורך לבצע רשימות הנפתח להסתיר מידע מיותר, וכאשר הוא נדרש שוב, הם מתוך רצון לעזור לספק את זה שוב.

כיצד ליצור רשימות נפתחות?

העתק את שמות השדות ואת מעבירה אותם על דף ריק, אשר מטעמי נוחות נחוצה גם כדי להזכיר. תן לזה להיות, למשל, "הורים". לאחר הנתונים מועתקים, תחת אותם לכתוב בתאים ריקים את כל המידע הדרוש.

כדי MS Excel מסד מספק את ההזדמנות כדי לבחור נתונים מתוך הרשימה הנפתחת, אתה חייב ליצור נוסחה מיוחדת. כדי לעשות זאת, אתה צריך להגדיר את כל המידע על הורי טווח ערכים עם שמות. המשך אל הדף, שבו כל הנתונים שנרשמו תחת השם "ההורים" ולפתוח חלון מיוחד כדי ליצור שם. לדוגמא, ב- Excel 2007, תוכל לעשות זאת על ידי לחיצה על "פורמולה" ולחיצה על "קצה שם". בשם שיא: FIO_roditelya_vybor. אבל מה לכתוב בטווח של ערכים? הנה, הכל מסובך יותר.

טווח הערכים ב- Excel

ישנם מספר סוגים של טווחי ערכים. טווח שבה אנו פועלים, אנו נקראים דינמיים. משמעות הדבר היא כי כל התאים נקראים במסד הנתונים עשויים לשנות גבולותיה. השינוי שלהם מתרחש בהתאם למספר של ערכים בטווח מסוים.

כדי להשיג את הטווח הדינמי, יש צורך להשתמש בנוסחה OFFSET. זה, ללא קשר שניתן הטיעונים, מחזירת פניית הנתונים המקוריים. ברשימה הנפתחת, אשר קורה בסופו של דבר, אינו עומד ערכי null. עם זאת רק באופן מושלם מתמודד טווח דינמי. הוא מוגדר על ידי שתי קואורדינטות של התא: ימין השמאל בתחתית הדף, כאילו באלכסון. לכן, אנו חייבים לשים לב למקום שבו השולחן שלך מתחיל, או ליתר דיוק, על הקואורדינטות של התא הימני העליון. בוא הטאבלט מתחילים בבית A5 הנקודה. הערך הזה יהיה בתא השמאלי העליון. עכשיו שפריט החיפוש הראשון נמצא, להמשיך השני.

התא הימני התחתון נקבע במקרה כזה, רוחב וגובה. הערך של זה האחרון שיהיה שווה 1, ואת הנוסחה הראשונה מחשבת SCHOT3 (הורים $ B $ 5 :! $ לי 5 $).

לפיכך, בטווח שדה כתיבה = OFFSET ($ ולהורה, 5 $, 0, 0; COUNTA (א $ ההורה :! A $) -1;! 1). לחצו על מקש OK. בכל הטווחים הבאים החל שינוי B, C וכן הלאה. ד

עבודה עם מסד נתונים ב- Excel היא כמעט מוחלטת. אנחנו נחזור הגיליון הראשון וליצור רשימות הנפתחות על התיבות המתאימות. לשם כך, לחץ על התא הריק (למשל B3), הממוקם מתחת לשדה "שם של ההורים." יש יוכנס. ב "בדוק ערכי קלט" בלשונית בשם "הגדרות" רשם "המקור" = FIO_roditelya_vybor. בתפריט "סוג הנתונים" "הרשימה".

בדומה לכך שנתקדם עם השדות הנותרים, שינוי השם של נתוני המקור אל התאים המתאימים. העבודה על רשימות נפתחות היא כמעט מוחלטת. לאחר מכן בחר את התא השלישי "מתיחה" זה מעבר לשולחן. המאגר באקסל כמעט מוכן!

נתונים מראים

עיצוב יפה גם ממלא תפקיד משמעותי ביצירת הפרויקט. תוכנית Excel יכול להציע למשתמש את הבחירה של מגוון דרכים לעצב את הנתונים. מספר הצבעים עשיר מאוד, אתה צריך רק לבחור את הגוון המתאים של הנשמה. בנוסף, אין צורך לבצע את כל בסיס הנתונים באותו סגנון, אתה יכול לצבוע עמודה אחת בכחול, והשני - בירוק, וכן הלאה ..

כיצד להעביר מסד נתונים מ- Excel ל- Access

אקסל לא רק יכול להפוך את מסד הנתונים. מיקרוסופט פרסמה עדיין מוצר אחר הנשלט לחלוטין עם קשה זו. שם זה - גישה. מאז תוכנית זו היא יותר מותאם ליצירת מסד נתונים מ Excel, ולאחר מכן לעבוד בו יהיה מהיר ונוח יותר.

אבל איך עושים זאת, כדי לקבל את מסד הנתונים של Access? Excel מאפשר רצון המשתמש. ניתן לעשות זאת במספר דרכים:

• ניתן לבחור את כל המידע הכלול עבודה של Excel, להעתיק ולהעביר אותו לתוך תוכנית אחרת. כדי לעשות זאת, בחר את הנתונים שברצונך להעתיק, ולחץ על כפתור העכבר הימני. לחצו על "העתק" מתוך תפריט ההקשר. ואז לעבור גישה, בחר את הכרטיסייה "שולחן", קבוצת "ייצוג" ולחץ בבטחה על כפתור "הצגה". בחר את האפשרות "שולחן Mode" ולהכניס את המידע על ידי לחיצה על הכפתור הימני של העכבר ובחר "דבק".

• אתה יכול לייבא פורמט הרשימה .xls (.xlsx). גישה פתוחה, טרום סגירת Excel. בתפריט, בחר "יבוא", ולחץ על הגרסה הרצויה של התכנית שממנה תוכל לייבא את הקובץ. לאחר מכן לחץ על "אישור".

• ניתן לשייך קבצי אקסל עם שולחנות גישה. לצורך כך, "Eksele" הכרחי כדי לבחור טווח של תאים המכילים את המידע הדרוש ולחץ על הכפתור הימני של העכבר, בחרו שם עבור מגוון. שמור וסגור את Excel. פתח את הכרטיסייה "גישה" בשם "נתונים חיצוניים קבל", בחר "שולחן E-אקסל" והזן את שמה. לאחר מכן לחץ על הפריט שפועל ליצירת שולחן עבור החיבור למקור הנתונים ולציין את שמו.

זה הכל. עבודה מוכנה!