בהגשת מסמכים. כיצד להגיש את המסמכים?

לפני שהצטרף התיעוד הנדרש היכרות מעמיקה ביותר עם מספר רב של ההוראות הדרושות בנושאים של ניהול מסמכים ורשומות. נורמות אלה - הם מורכבים ומכילים מספר רב של פרטים וניואנסים קטנים שונים. איך לתפור מסמכים בפינה? זה מכיל רשימה מצורפת? האם אני יכול לתפור מסמכי חשבונאות מכונת termoperepletnoy? יש עובד פקידות למתחילים משהו כדי לרסק את ראשו.

סמרטוט?

במבט הראשון, ההליך של רישום של המקרה ומכניס אותו לתוך הארכיון די פשוט, אבל בפועל מראה את ההפך. במקרה של הפרה של כל הכללים של מוסד משרד יסרב לקבל-נייר סחר, ואתה צריך להתחיל את העבודה שוב. אם מצב כזה התרחש בחייך, לקרוא את המאמר שלנו - ננסה לברר סוגיה זו.

למה מסמכים שנתפרו? האם יש תקנות לפיו הליך זה מוסדר? כן, והם רבים. אנחנו מדברים בעיקר על ההמלצות מתודולוגי על ניהול תיק, אשר אושרו בחודש דצמבר 2009, בסדר הגודל של ארכיון המדינה. בשנות ה בתורו השני - על 51,141 GOST, המוקדש ארכיון עסקים וניהול משרדים המכיל את כל ההגדרות הדרושות ותנאי. בנוסף, קיימים נורמות משפטיות אחרות, לפיה התיעוד הצולב.

בואו נתחיל עם כיסוי

אם התיאטרון מתחיל עם קולב, אז ההליך שלנו - לא רק עם כיסוי. והבחירה של "קרום" קרטון - אחת המשימות הראשונות בתהליך של "אריזה" של המסמך. במבט ראשון, אתה לא תמצא הבדל בין הזנים הקיימים רבים. אבל במבט מקרוב יותר, אתה מבין כי הכיסוי הוא סטנדרטי, שאינה סטנדרטי, והם משמשים לאחסון ארוך טווח.

לרוב אתה יכול לפגוש בפורמט כיסוי סטנדרטי 229h324 מ"מ. זה מוחל בכל המקרים שבם גודל המדגם מהודק גיליונות. אם מסיבה כלשהי במסמך יש פרמטרים די ספציפיים ומראה, דורש כיסוי וריאציה שאינה סטנדרטי. Go to last הנפש מתייחסת לזו שבה מסמכים נשמרים מפני 25 שנים או יותר.

על פי חוק, כיסויים כאלה נעשים רק מקרטון מוצק בשל חיי עבודה משמעותיים. צעדים יש לנקוט כדי לשמר את סוג המסמך הנכון והתאמתו לשימוש לאחר תקופה רצינית של זמן. מסמכים שנועדו למסירה בגנזך המדינה, מאוחסנים כיסוי עשוי מחומר כגון קרטון ללא חומצה.

בואו נדבר על מספר גליונות

לפני שאתה מגיש את החוטים המסמכים הנכונים, שכולן נדרשים להוסיף ברצף הנכון. ואז מספור ההליך מבוצע על ידי עיפרון פשוט קונבנציונאלי. הכלל העיקרי הוא - זה ממוספר רשימות ולא עמודי המסמך. ספרה ערבית מודבקת כל גיליון בפינה הימנית העליונה. בנוסף, הסימנים שלנו אינם נדרשים "לזחול" על הטקסט. על ידי מספר כולל של גיליונות אינו חל מסמכי המלאי.

מה הדקויות קיים מספור? אם מספר המסמכים נתלשים לכלול מכתב או כמה כאלה, מנויים לראשונה על ידי מעטפה, ולאחר מכן הפעל - כל מוטבע הגיליונות שלו. אם מספר היחידות נכנסות - מעל 250, עשה לפצל אותו לתוך כרכים מרובים. וכל אחד מהם יש מספור משלה.

מסמכים עסקיים ארכיון בפנים רשאי להיות נוכח, שיש בהם מספרים בדף נפרד משלהם, למשל, פרסום של כתבי עת. עם זאת, עיבוד במקרה בארכיונים, הם פירטו, בין היתר, מבלי להפריע את הסדר הכללי.

אם רשימה מקוננת הוא פורמט גדול, הוחלט להרחיב את הספרה בפינה הימנית העליונה. זה יינתן גישה חופשית לטקסט. אם על כל הגיליונות הודבקו שברי האפשרות של הפרדה שלהם, כל חבילה זו ממוספרת כאחד. במקרה זה, זה בטוח להכנתה של מלאי של כל החלקים המודבקים, אשר על הגב או על המקום הפנוי. אינדיקציה של המסמך הודבק של אבטחה צריכה להיות בכתב או בביאורי המסך המלאה המציין את השם. לרוב השקעות אלה הן בדיקות עצמאיות, הצהרות או תמונות.

תיקוני באגים רשימת המסמכים

במקרה כאשר במהלך הניתוח מותר לא איזו שגיאה חמורה מדי (לדוגמה, דילג על זוג סדינים) במקום של המערך כולו שוב מספור מחדש יכול להשתמש ייעוד מכתב. במקרה זה, המספרים על הסדינים האחרים אינם משתנים. היעדר שגיאות כזה אפשרי רק על הסכם עם צוות הארכיון. אם שגיאת הברוטו זוהתה, המסמך יהיה ממוספר שוב. המספרים הישנים תוך לחצות בתור בעדינות ככל האפשר והניחו חדשים. במקרה זה, מעודכן מספור שוב לכאורה של כתובת אבטחה.

ללא המלאי אין לך בארכיון לא יתקבל. המידע הכלול בו, את השם של המסמך, מועד ציור, הסברים, ולאחר ישירות טבלה המציגה את המספרים הסידוריים של סדינים, מספר הערות (במידת הצורך). שהושלמו כל המידע על מספר מסמכים בצורה של מספרים, מילים כפולות, אז כל סימן בתשובה על ידי פקיד עם הפרטים שם

כיצד להגיש את חוט המסמכים

מאז ההליך crosslinking צריך להבטיח כל החומרים והכלים הדרושים בקצות אצבעותיך. בנוסף עסק משלהם צריך מרצע, מחט, קרטון בהגשת מסמכים וחוטים מיוחדים. כמו הגרב האחרון פתילי בנק, חוט חמור או proshivnymi L-210. סוג אחרון המשמש לצרכי המשרד בתדירות הגבוה יותר.

בתחילת המסמך יוסרה מכל מהדקי נייר או חפצי מתכת אחרים, הגיליונות מקרה הם מסודרים חלקים. בצד שמאל בתחום החלל הוא מחט שלוש גומות או מרצע. מניחים אותם באמצע השטח הפנוי הטוב ביותר המיועד הזחה שמאלה, כלומר למרחק של קרוב לשעה וחצי סנטימטרים. תצפית זו חשובה - כי אחרת לאחר הגשת המסמכים הם יהיו קשים לקריאה.

טיפים לנוחיות

אם יש חורים קצוות חלקים בשבילך קריטי, לקחת ניקוב חורים. אבל לזכור כי יותר מדי נייר זה "קשה מדי". ודא כי כל שלושת החורים אותרו בגובה אחיד במרווחים על ידי מרחק של כ 3 ס"מ. הממוצע של אותם צריך ליפול על באמצע הדף.

כדי למנוע נזק גליון השער קריסת העסק מומלץ לעתים קרובות כדי למקם את ההבהוב מלפנים ומאחור לחזק רצועות קרטון. דרך זה יהיה דלג חוט. מגודלו הטבעי - 70 ס"מ, אבל בכל מקרה זה תלוי בעובי של מחסנית ..

כפי נקב חור 3

הנה את תוכן מסמכי הגשת האלגוריתם הזה. ראשית, את המחט עוברת דרך אמצע הפתחים, עם החלק האחורי של קצה החוט נשארה. ואחריו vdet בראש החורים שלה. כתוצאה מכך, בשני הקצוות של מחסנית מוצג על גיליונות תפור מחזור. המחט נמשכת הדרך התחתונה של החורים ולהסיק מחרוזת בצד הקדמי. ואז שוב להשמיט את המחט לתוך החור במרכז. אז החוט שלנו נמשך דרך כל החורים הדרושים, שלאחריה בשני קצותיו מהודקים לחלק האחורי של מסמך קשר חזק. יתרת הקצוות באורך של כ 5 ס"מ.

ישירות על ההרכבה מודבקת פתק עם המילים של אבטחה. להלן נבחן את טכנולוגיית הייצור שלה.

המסמך יכול להיות תפור עם 4 חורים. איך עושים את זה? ההליך אינו מסובך. ארבעה חורים הם אגרוף אנכי באופן סימטרי עם ההסדר על ציר משותף. השארת חוט הזנב בצד האחורי של פתיחת הראשונה, הקושחה תפרי ניצוח אז קושר כמתואר לעיל. Firmware צריך להיות מוכפל פי שניים כדי להבטיח עמידות ואמינות.

של כתובת אבטחה

השלב הבא לאחר מספור הקושחה - אספקת העסק שלנו של כתובת אבטחה. מה זה? 4x6 גודל המדבקה הזאת ס"מ עם הטקסט "מתוח יחד וממוספר הסדינים ..." (המספר שלהם מצוין על ידי המספר, ומילים). עוד קובע את עמדתו של העובד, בבקשה לתעד את התאריך חתימתו האישית. אם אתה רוצה לאטום הסמכה, הוא חייב גם לציין. הכתובת מודבקת על גבי הצומת קשרה אותנו קצות החוטים אשר במקרה זה חייב להישאר חופשי. חתימה לדגמן בסוף ההליך, כאשר הדבק התייבש. הדבר נעשה כדי למנוע את התפשטותה. הדפסה (אם בכלל) מדביקה את החלק לחלק הגיליון על התווית עוצמה.

ורק לאחר עסקה תפורה, ממוספר, חתום, חתום וסגור, זה יכול להישלח לארכיון.

שתייה של כתובת אבטחה צריכה להיות רציני וקשוב. זה היה שהיא - מתועדת ראיות במקרה חסין. במקרה של פרה של שלמותה או לתעד את ההטיה לא יכולה להתקבל גופים מלאים, או אולי האתגר שלו בבית המשפט.

מה ולמה תופרת

זה חובה על כל המסמכים מהודקים, בשל להגשת בארכיון או בכל גופי בקרה אשר רשויות המס, קרן פנסיה ועוד רבים כאלה. אתה לא יכול לקחת בחזרה את המסמכים מודבקים או מהודק באמצעות מהדק. כפי שכבר צוין, במקרה של הליכים שאינם קונפורמיות זה אתה פשוט לא מוכן לקבל.

נהלים אלו הם מסמכים הנושא בעיקר השייכים אנשים וחשבונאות. אלה שסיימו את הטיפול בשנה לאחר מכן יופקדו בארכיון של הארגון או עסק. מוסדות הארכיונים המיוחדים להעביר את המקרה עם סיום תקופת השמירה המשפטית הקודמת. היא נקבעת על ידי החוק, בהתאם לסוג של המסמך. לדוגמא, לפחות 75 שנים נדרשות לשמור רשומים, ספרים ומסמכי נוטריונים של החשבון הכלכלי של אנשי מידע.

אורך חיי המדף של ציורי עיצוב קטנים בהרבה - רק בן 20 שנים. תיעוד תמונה עשה לטפל 5 שנים. המוסדות ארכיוני יופקדו במקרה של שני ארגונים ציבוריים ופרטיים. המשימה של כל שחקנים שאינם מדינות - כדי להסיק את שירות הארכיונים הפדרלי של חוזה זה.

יש לזכור כי מסמך הקושחה התקין יש רק עובד אחד, שיש לו מחויבות זו פירט בתיאור התפקיד. במקרה של מסמך מתחם באיכות נמוכה מציעה כמה סנקציות, במיוחד במקרה של שינויים או חוסר דפים חשובים מסוימים.

הבה נחזור אל בינדר הטכנולוגיה

שיטות cross-linking המתוארות לעיל מתאימות הוא גיבוי ופיקוח מס. אבל הגשת מסמכי הנהלת חשבונות, מאוחסנת במשך זמן רב (מעל 10 שנים) צריכה להיות חזקה במיוחד - לעתים קרובות על 5 חורים. ביטוחי כתובת נעשית על ממחטת נייר מיוחד, כדי מדבקה נראית בבירור הממוקמת תחת היחידה ואין ספק לגבי שלמות המסמך.

אם התנאים של הפטישים כתיבה קונבנציונאלי במשרד חור אגרוף, ואז, במידת הצורך, כדי להנפיק כמויות גדולות של מסמכי נייר (למשל, בהדפסה) להשתמש בציוד מקצועי בצורת מכונות קידוח או מכונת קשירה. יש מנגנונים כאלה כוח רציני יכולים להיות גם יד מופעלת ומצוידי כונן חשמלי.

מנגנון המכונה

הבסיס של מערכות או מכונות אלה - השיטה הקלאסית של שימוש מעיינות. כזה מכונה כריכת ספרים מצויד בהתקן עבור הניקוב. מנגנון נוסף של המסמך על השיפוד באביב הפלסטיק, שלאחריו העליונה והתחתונה של היחידה הוסיפו קרטון או מכסה פלסטיק.

היתרון של מכונת כריכה הוא האפשרות של מליטת מסמכים גדולים מאוד. העובי של הבלוק עשוי להיות עד 500 דפים. וגם - את היכולת למחוק או להוסיף עמודים ויריעות מסמך כבר כבול. החסרונות הם רציניים למדי, ואת המורכבות אינן חוזק גבוה מדי.

אם מכונת כריכת הספרים בהגשת מסמכים מצוידת קפיצי מתכת, אשר מוגדר שלב מסוים והכו חורים, בהתאמה, אליו, גושי הנייר נלבשים על פלדה באביב גמישה, אשר נדחסה אז נעולה. יתרונות של המכשיר עם קפיצי מתכת - ייצוגית יותר צורה סופית ואמינות משופרת בהשוואת עקדת עיין פלסטיק. אבל באותו זמן כדי להכניס או להוציא את הסדינים בלי נזק בלתי אפשרי.

בנוסף באביב, ישנם מכשירים הפועלים על העיקרון של מחייב את מסרק פלסטיק, אשר השיניים תלתל. יש גם מחייבות את הספירלה, המוכרת לנו על השולחן לוח השנה, מחברות ויומנים. לאחר ניקוב חורים בהם פצעים ספירלה (3-4 פונה באופן ידני, והשני אוטומטי).

התקדמות אינה שוקטת על שמרים

מהו מחייב תרמית? זוהי מכונה מודרני בהגשת מסמכים, אשר יכול להיות במהירות החיבור הלא-הפריק שלהם. עם termoperepletnyh מכונית יכולה להשלים מספר רב של חומרים, כמו גם להכין עותקים בודדים. גרסה זו מתאימה במיוחד בדואר דוח, חוזי חומרי פרסום.

עבודה מכונות מסוג זה על ידי שימוש מחייב termokoreshkov ו termooblozhek שיש צבעים וגדלים שונים. בהתאם למספר של גיליונות שנבחרו במקרה termooblozhka בעובי מסוים, ואז כולם ביחד להציב את המכונה. הצד הפנימי של שכבת קצפת סוף הכיסוי של דבק פולימריים. המכשיר מסופק עם גוף חימום שבאמצעותו הפולימר הוא נמס כל הגיליונות נסגרים שכבה חמה.