איך לכתוב הנחיות מכתב עסקים ומדיניות

מאפיין חיוני של כל עסק הוא התכתבות עסקית. עובדים של כל חברה כדי לתקשר עם עמיתים ולקוחות, עם ספקים ולקוחות. באופן כללי, את שגרת היומיום של כל משרדים בהחלט כולל השתתפות בכל ההתכתבות.

למרות העובדה כי רוב השכר היומי של עובדים במפעלים וארגונים לשלוח ולקבל דיווחים רבים, לא כל לדבוק בכללים שנקבעו ותקנות כאשר הם נוצרים. מתברר במיומנות ובצורה נכונה כדי לכתוב מכתב עסק הוא לא כל כך פשוט. ישנן מספר דרישות ותבניות בשימוש בעולם העבודה קשורה. זה כולל כללים לכתיבת מכתב עסק, כמו גם נקודות מפתח לגבי העיצוב.

כתיבת הודעה צד-שלישי או סתם עמית במחלקה השכנה, צריך לדבוק בסגנון קפדני (למעט התכתבות ידידותית, שעבורן אין הגבלות כאלה). אל תשתמשו במילות רגשיות מדי אפילו לתאר את החשיבות של העסקה או את ההתרגשות של המוצרים שנבדקו. מכתב עסקי צריך להיות ברור, תמציתי ומאופק למדי.

המסר צריך להתחיל עם היעד. אם זה מיועד לעובד מחוץ לארגון צריך להיות בטוח כדי לציין את שמו, את המיקום של הנמען, כמו גם את שמה. כאשר המסמך הוא בתוך החברה, מספיק שמות עם ראשי תיבות (אתה יכול להוסיף ומיקום). מכתב עסקי לגורם צד שלישי צריך להיעשות על נייר המכתבים (ללא קשר לשאלה אם הוא יישלח באופן אלקטרוני או בצורת נייר). בהיעדרו, אתה פשוט יכול להצביע על "הכובע" פרטי שולח מסמך.

לפני שתתחיל לכתוב את הטקסט, אתה צריך לחשוב על המבנה, מתאר את הנקודות העיקריות ומטרת הכתיבה. במקרה זה, תהליך הכתיבה הרבה יותר פשוט. עזיבה מכתב להיחתם, שבה הנקודה היא לא רק את שמו של השולח, אלא גם את המיקום, כמו גם את השם של החברה שהוא מייצג.

כשאתה לשלוח מבצע עם לקוח או שותף פוטנציאלי בסופו של דבר, קיים הכרח להודות לך על שיתוף הפעולה ומקווים לעבודה משותפת נוספת.

בנוסף לכללים ששימשו התכתבות עסקית, יש גם המלצות. לדוגמא, כל מסמך המופנה לאדם מסוים, זה מתחיל עם המילה "יקר" המציין את שמו המלא, לא ראשי התיבות. אין צורך להשתמש בקיצורים באותיות, למשל, כדי לכתוב "SW." או להפחית את העמדה של הנמען, מקום העבודה שלו.

החלק הקשה ביותר נחשב מסמך בינלאומי, שכן כל מדינה יש ניואנסים משלה תקשורת, ואת השפה שבה יש צורך להתכתב עם שותפים זרים לא תמיד ברורה המהדר של המכתב, ולכן יש צורך להשתמש מתורגמנים. לפני שאתם שוכרים את שירותיו של מומחה כזה, צריך לברר אם הוא ידע איך לכתוב מכתב עסקי באנגלית, ואנחנו מדברים על תרגום מילולי בנאלי. אם מסמך זר מתוכנן לתמוך כל הזמן, טוב יותר לקחת את הסגל, ידע מספיק של שפות זרות, כדי להפוך אותו מכתב עסק.

באופן כללי, על איך המסמך ייעשה ואיך מעוטר, זה תלוי במידה רבה בהשגת היעדים. אז ממילא אין להמעיט בחשיבות של כללי התנהגות עסקיים כאשר מתקשרים.